Online schooluniformwinkel Trutex verkreeg inzicht in het volledige bedrijf dankzij Priority ERP

Trutex is een actieve organisatie die altijd op zoek is naar verbeteringen. In 2006 zag David Storey, de algemeen directeur van Trutex Ltd., de noodzaak in van een nieuw IT-systeem om hun succes voort te zetten.

De belangrijkste redenen voor de behoefte aan verandering waren:

• Een niet-geïntegreerd systeem werd gebruikt om dezelfde voorraad te beheren voor hun drie bedrijven die bestonden uit groothandel, detailhandel en online. Bijgevolg moest de voorraad tussen de systemen worden gescheiden, wat leidde tot enorme inefficiëntie, te grote voorraden in sommige afdelingen en tekorten in andere.

• Veel tijd en middelen werden besteed aan processen zoals het versturen van facturen, afschriften en orderbevestigingen.

• Als bedrijf streeft Trutex naar een uitstekende klantenservice. De inefficiëntie van de voorraad en de slechte stockcontrole stonden gelijk aan een slechte klanttevredenheid en verlies van business. Het leidde ook tot een gebrek aan controle over de financiële middelen van het bedrijf.

Priority leverde een volledig geïntegreerde ERP-oplossing die inzicht biedt in alle belangrijke bedrijfsonderdelen en aanzienlijke besparingen oplevert in alle afdelingen en processen. Priority ERP leverde nauwkeurige kosteninformatie voor elk product met behulp van de uitgebreide onderdeelparameter-matrix. Het biedt de mogelijkheid om de vraag in alle onderdelen van de toeleveringsketen te beheren, orders, verzendinformatie en facturen via elk gewenst medium te ontvangen en te verzenden, de klanttevredenheid te verbeteren, voorraadwaarden te verlagen en aankopen te plannen om de kasstromen en de winstgevendheid te maximaliseren. Dit was van vitaal belang toen zij in 2006 begonnen met de implementatie van Priority en het is vandaag de dag nog steeds net zo belangrijk.

De implementatie van Priority heeft tot nu toe het volgende opgeleverd:

• Verbeterde efficiëntie en kostenbesparing - Priority heeft de efficiëntie van de bedrijfsprocessen van Trutex drastisch verbeterd en kosteneffectiever gemaakt door een geautomatiseerd systeem op te zetten, van elektronische bestellingen tot automatische afschriften, facturen en order- en verzendbevestigingen. Dit alleen al heeft Trutex in 1 jaar tijd ongeveer 15.000 euro bespaard.
• Klanten ontvangen nu een orderbevestiging binnen 30 minuten na het plaatsen van een bestelling.
• Het is nu mogelijk om bestellingen in slechts een uur te verzenden omdat alle details van de bestelling van een klant onmiddellijk beschikbaar zijn. Fouten kunnen worden opgepikt en hersteld voordat de bestelling wordt verzonden, waardoor er minder retouren zijn. Bovendien kan Priority rechtstreeks integreren met het OHL trackingsysteem. Zo kunnen klanten hun bestellingen in realtime volgen.
• Beter inzicht in het bedrijf - Priority genereert managementrapportages die belangrijke bedrijfsprestatiecijfers opleveren. Dankzij een nauwkeurige kostprijsberekening van producten kon beter worden vastgesteld welke producten winstgevend waren en werd de doeltreffendheid van de prijsstelling van producten verbeterd.

• Verbeterde voorraadcontrole - Herstel van de voorraadcontrole en aanzienlijke vermindering van de tijd die wordt besteed aan dure voorraadbewegingen. Priority heeft Trutex de middelen verschaft om precies dat te bereiken.
• Voorraadbewegingen werden geminimaliseerd.
• Supply chain management - Met bestellingen die op verschillende manieren binnenkomen (telefoon, web, e-mail, bestelformulieren enz.), hielpen de geautomatiseerde supply chain-processen van Priority Trutex om volledige controle te krijgen over het hele proces van bestelling/inkoop/levering/factuur en betaling.
• Kostprijsberekening van producten - Voor het eerst kan Trutex de precieze prijs van haar producten in vele maten, stijlen en kleuren volledig berekenen, inclusief de producten die kant-en-klaar zijn ingekocht en de producten die onversneden zijn ingekocht en aan onderaannemers zijn doorgegeven om borduurwerk te verrichten.
• Financiële controle - Met een betere grip op de activiteiten en volledige controle over de financiën van de organisatie, kan Trutex zich nu richten op het bereiken van haar doelstellingen en de groei van het bedrijf.