DAVE | FAQ - Veelgestelde vragen

DAVE | Tips en tricks

Haal nog meer uit uw DAVE bedrijfssoftware door middel van onze praktische tips en tricks.

Tips en Tricks voor uw DAVE bedrijfssoftware

Ontdek hier enkele praktische tips die u bijstaan in het dagelijks gebruik van uw DAVE software.

Wilt u nog meer (nieuwe) tips ontvangen? Schrijf u dan in voor onze nieuwsbrief en volg gratis onze DAVE workshops!

Overzichten - Zoeken in een lijst

Wanneer u na een zoekopdracht een schermoverzicht krijgt met een massa informatie kan het handig zijn om op een snelle manier gegevens hierin op te zoeken.


Hoe doet u dit?

Als u zoekt door de letters van het woord in te typen, zal u merken dat de lijn met het gezochte woord automatisch geselecteerd wordt.


Als u eerst een sterretje (*) ingeeft, gevolgd door de beginletters van het te zoeken woord dan zal het programma in de volledige lijst zoeken naar de eerste lijn die beantwoordt aan de ingetypte tekst. Indien de ingegeven tekst meerdere malen voorkomt, kunt u met de plus- en de min-toets respectievelijk navigeren naar de volgende en de vorige lijn die beantwoordt aan de gezochte waarde.


Geeft u geen sterretje (*) in maar enkel de te zoeken tekst dan zoekt het programma enkel in de eerste kolom van het overzicht. Als u zich vergist heeft, of u wenst een nieuwe selectie uit te voeren, druk dan de “Backspace”-toets in. Hiermee wist u de vorige ingetikte tekst.

Aantal exemplaren bij afdruk aankoop-, verkoop- en servicedocumenten

Door tijdens het klikken de Print-knop de SHIFT-toets in te drukken krijgt u helemaal op het einde de mogelijkheid het aantal exemplaren te bepalen. Dit is los van ingestelde aantallen of andere parameters (vb. “Aantal ex. factuur” in tabblad klant op contactfiche).

Controle boekhouding en openstaande saldi

Indien u bij het afsluiten van het boekjaar de foutmelding krijgt van een verschil op de collectieve rekening van klanten of leveranciers, dan kan u een controle boekhouding uitvoeren om te controleren waar het verschil zich situeert.


Hoe gaat u te werk?

U kan dit controleren door een controle boekhouding uit te voeren. Dit kan u doen door via de account module in het menu account naar onderhoud te gaan en vervolgens controle boekhouding te kiezen. Daar dient u het derde vinkje ‘openstaande posten’ aan te duiden. Vervolgens selecteert u alle periodes van het af te sluiten boekjaar en drukt u op start controle. U zal dan het controleverslag zien van de boekhouding, waarin u onderin kan zien vanwaar de verschillen afkomstig zijn. (inclusief dagboek -en verrichtingsnummer)

Hoe DAVE contactgegevens automatisch kopiëren om vervolgens te plakken in een ander programma?

Op de contactfiche in DAVE kunt u op elk moment de contactgegevens van uw klant, prospect of leverancier kopiëren om die vervolgens eenvoudigweg te plakken in een ander programma.


Hoe gaat u te werk?

Met een rechtermuisklik (onder Windows) of Control-Klik (op Mac) op de contactfiche in de omgeving van de contactcode kunt u een menu openen met volgende mogelijkheden:

  • kopieer adres
  • kopieer adres, tel, fax, gsm, e-mail


Afhankelijk van de mogelijkheid die u hier kiest, worden de gegevens gekopieerd. Vervolgens kunnen deze gegevens dan eenvoudig geplakt worden in een ander programma. Op die manier bespaart u niet alleen heel wat typwerk maar vermijdt u bovendien de kans op schrijffouten. Handig bijvoorbeeld voor het inplakken van contactgegevens in brieven, e-mails, agenda's, ...

Automatisch afpunten van alle openstaande historieken van één klant of één algemene rekening

In de module DAVE Accounting kunt u via onderhoud alle openstaande verrichtingen van klanten en leveranciers automatisch laten afpunten.

Via de historiek van de klant, de leverancier of de algemene rekening kunt u manueel afpunten door de historieklijnen te selecteren en op de knop "Afpunten" te klikken.

U kunt nu ook automatisch afpunten door de "Shift"-toets in te drukken en op dezelfde knop "Afpunten" te klikken. U krijgt dan de melding "Automatisch afpunten van alle verrichtingen?". Antwoordt u bevestigend dan worden alle openstaande verrichtingen van de klant, leverancier of algemene rekening afgepunt voor zover debet en credit overeenkomen.

Hoe een detail opvragen van alle boekhoudverrichtingen die naar een BTW-vak geboekt zijn?

In de BTW-aangifte van DAVE Accounting kunt u voor elk BTW-vak op uw BTW-aangifte tot in detail opvragen welke boekhoudverrichtingen er naar een welbepaald BTW-vak geboekt zijn.


Hoe gaat u te werk?

U vraagt uw BTW-aangifte op op scherm. U doet een rechtermuisklik (onder Windows) of Control-Klik (op Mac) op het BTW-vak waarvan u een detail van alle geboekte verrichtingen wenst te zien. U krijgt een overzicht op scherm van alle verrichtingen die naar dit BTW-vak geboekt werden. Vanuit dit overzicht kunt u dan rechtstreeks 'doorklikken' naar de geselecteerde boeking die u in detail kunt bekijken. Met nog een rechtermuisklik kunt u dit overzicht ook afdrukken of exporteren.

Aanpassen van de venstergrootte of vensterpositie van uw schermen

Bij de meeste vensters in uw DAVE applicatie kunt u de standaard schermgrootte of de standaard positie van het venster op uw computerscherm aanpassen naar uw eigen wensen.


Hoe gaat u te werk?
U doet een rechtermuisklik (onder Windows) of Control-Klik (op Mac) op het venster dat u wenst aan te passen en u krijgt dan volgend menu te zien:


-------------------------------
Bewaar vensterpositie
Standaard vernsterpositie
Afdruk venster
-------------------------------

Opgelet bij vensters met een overzicht (bijvoorbeeld documentoverzichten): hier mag u niet op de gegevens van het overzicht klikken want dan krijgt u een ander menu te zien, u moet naast de gegevens klikken of helemaal onderaan het venster.


Bij "Bewaar vensterpositie" wordt de positie van het venster op het scherm voor de gebruiker opgeslagen.
Zo kunt u bijvoorbeeld een ingavescherm als het ware volledig opentrekken volgens de grootte van uw computerscherm. Wanneer dit inputscherm dan een volgende keer geopend wordt, verschijnt het op identiek dezelfde plaats. Bij overzichtsschermen kunt u op die manier de kolombreedtes aanpassen aan uw eigen behoeftes en bijvoorbeeld bepaalde kolommen die u niet gebruikt, verstoppen door ze heel smal te zetten en andere zichtbaarder te maken door ze te verbreden. De gewijzigde kolombreedte wordt dan ook bewaard. U kunt ook een venster in een bepaalde hoek van uw scherm zetten. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld de positie van het venster met de modules op een andere plaats bewaren.


Kiest u nadien "Standaard vensterpositie" dan wordt de standaard positie van het venster terug ingenomen.

Via "Afdruk venster" kunt u een schermafdruk maken van het venster.

Een beeld of logo aan een rapport toevoegen

Met de optie "aanpasbare lay-outs" van DAVE kunt u de lay-out van uw rapporten zelf aanpassen.

Zo kunt u deze bijvoorbeeld mooi integreren in uw huisstijl en kunt u er een logo of een beeld in JPEG-formaat in verwerken.


Zo gaat u te werk:

Via "Instellingen" kiest u "Aanpassen Rapporten" en links duidt u het rapport aan dat u wenst te wijzigen. Om een rapport te wijzigen klikt u op "Wijzig". Voor rapporten die zich in de module "Mijn rapporten" bevinden, kunt u meteen wijzigen en zult u dus geen knop "Wijzig" vinden. In de rechter toolbar klikt u op één van de "JPEG"-knoppen. U vindt er één voor objecten op ware grootte als u het JPEG-document in zijn originele formaat wil plaatsen, en één voor objecten op schaalgrootte. Dan wordt het JPEG-document aangepast aan het formaat van het object dat u heeft voorzien in uw rapport. (Wil u het logo of beeld binnen een bepaalde ruimte voorzien, creëer dan een object (een ruimte) waarin u het beeld wil plaatsen door in de rechter toolbar een object aan te klikken.) Het programma zal u vragen waar het JPEG-document zich op uw computer bevindt en zal vervolgens deze locatie onthouden. U krijgt het beeld op uw scherm dus niet te zien in uw rapport, maar wel op de afdruk. Wil u echter het JPEG-document bewaren in het rapport (en dan ziet u het dus wel op scherm) dan gebruikt u niet de JPEG-knoppen in de rechter toolbar maar gebruikt u in het "Wijzig" -menu de functie "Plak via bestand".

Werken op afstand optimaliseren

Gebruikers die op afstand werken, kunnen, wanneer er periodes van inactiviteit zijn, problemen ondervinden met hun netwerk. Bij sommige installaties wordt de verbinding verbroken na een bepaalde tijd van inactiviteit. Met ADSL-aansluitingen is dit dikwijls het geval. Als u DAVE hebt open staan en u een tijdje geen gegevens opvraagt of toevoegt, kan de verbinding verbroken worden en moet u DAVE terug opstarten. Om dit te vermijden kunt u de voorkeur "Tijdsinterval voor actief houden verbinding" instellen op bijvoorbeeld 180 (seconden). Dit betekent dat DAVE om de 180 seconden even "praat" met de database ook als u als gebruiker niets doet.

Deze instelling kunt u terugvinden via het menu "Archief (Bestand) -> Voorkeuren".

Onder het tabblad "Aanmelden" vindt u de optie "Tijdsinterval voor actief houden verbinding". Vul bij deze optie 180 sec in en klik op "Akkoord" om de voorkeur te bewaren.

Opvragen contactfiche via contactpersonen

Als u de naam van de contactpersoon kent maar u weet niet in welk bedrijf hij werkzaam is dan kan u via de contactpersoon toch gemakkelijk de contactfiche oproepen.

Via menu "Bestanden -> Contactpersonen" zoekt u naar de contactpersoon en opent u de fiche van de contactpersoon. Bovenaan de fiche verschijnt de naam van de firma waartoe deze contactpersoon behoort. Als u op de naam van de firma klikt, komt u automatisch terecht in de contactfiche van deze firma.

Gegevens sneller raadplegen

Op verschillende vensters komt u een knopje tegen dat eruit ziet als een klein scherm met een groene pijl erin, meestal naast de code van een contact, een artikel, enz.

Als u op dit knopje klikt, wordt onmiddellijk het venster van de contactfiche of het artikel geopend met alle informatie van het contact of het artikel.

Als u bij ingave van een nieuw document bijvoorbeeld de code van het artikel niet kent, kunt u op het knopje klikken en komt u in de artikelfiche terecht waar u het artikel kunt opzoeken via alle ingebouwde opzoekmogelijkheden of indien het artikel nog niet bestaat, kunt u een nieuw artikel aanmaken.

Vervolgens kunt u op de "Terug"-knop (die onderaan links verschijnt) klikken en komt u terug in uw ingavevenster van het document waar alle artikelinformatie automatisch werd ingevuld en waar u het document verder kan invullen.

Invoegen van PDF-bestanden in e-mails

Om PDF-bestanden automatisch mee te sturen met een e-mail moet u beschikken over PDF-Device.

Als u over de DAVE module CRM Basis beschikt, kunt u vanuit een taak een mail versturen. De documenten die in bijlage van de taak bewaard werden (als document of als pad) worden als bijlage bij de e-mail verstuurd.

In de DAVE module Order Administration kunt u door offertes te "Versturen", bestellingen te "Bevestigen" en bestellingen leveranciers te "Versturen" automatisch e-mails verzenden met het document als bijlage in PDF-formaat.


U kunt kiezen om uw e-mails rechtstreeks te versturen of te laten versturen via uw eigen e-mailsysteem.

Bij rechtstreeks versturen moet in de voorkeuren ("Archief (Bestand) -> Voorkeuren") de naam van de "Server uitgaande post" ingevuld worden.

Bij versturen door uw eigen e-mailsysteem moet in de voorkeuren in het tabblad "E-mail" bij het veld "E-mail programma" de naam van uw e-mailsysteem aangeduid worden.

Volgende mailprogramma's worden ondersteund: Outlook op Windows, Mail, Entourage en Eudora op macOS.

Opgelet: Outlook Express heeft deze mogelijkheid niet en kan dus niet als MailClient ingesteld worden.


Vanaf DAVE versie 2.0 kunt u elk rapport dat u naar het scherm afdrukt, ook als een PDF-bijlage via e-mail versturen.

BTW-nummer notatie bij ingave nieuw contact

Wanneer u nieuwe contacten (een externe firma of een particulier) invoert, dan wordt u gevraagd het btw-nummer in te geven. Belgische btw-nummers worden voorafgegaan door een 0 (nul). Wilt u deze niet voor elk contact opnieuw ingeven, dan kunt u dit voorzien in de landenfiche door de formattering als volgt aan te passen: "BE\0@@@.@@@.@@@". Dus de eerste 'apestraat' vervangen door een backslash en een nul.